Der Förderer eines gemeinnützigen Vereins tut Gutes und verzichtet auf den Ersatz seiner Fahrtkosten. Im Gegenzug möchte er, dass dies durch Ausstellung einer Spendenbescheinigung steuerlich als Sonderausgabe anerkannt wird.

Damit der Verzicht auf den Ersatz von Aufwendungen (Aufwandsspenden) oder ein Honorar (Rückspende) nicht steuerlich missbraucht wird, stellt die Finanzverwaltung strenge Anforderungen an die Anerkennung als Spende.

Wenn ein Vereinsmitglied auf den Ersatz seiner Reisekosten verzichtet, liegt im Prinzip eine Geldspende an den Verein vor. Denn das Mitglied könnte sich auch die Reisekosten auszahlen lassen und dieses Geld postwendend spenden. Genau hier liegt die Problematik für die Finanzverwaltung. Sie befürchtet nämlich, dass ehrenamtlich tätige Vereinsmitglieder ihre Ansprüche gegen den Verein pro forma aufrechterhalten, aber in Wirklichkeit einen Verzicht von Anfang an geplant hatten. Nebenbei wird dieser Verzicht steuerlich als Spende geltend gemacht. Daher müssen Spender die Vermutung für eine unentgeltliche Leistungserbringung widerlegen und glaubhaft machen, dass sie ernsthaft Ansprüche geltend machen wollten.

Zunächst muss der Spender sichergehen, dass er einen durchsetzbaren Anspruch auf die Zahlung gegenüber dem Verein hat. Der Rechtsgrund für einen Anspruch kann sich aus einer gesetzlichen Regelung, insbesondere dem BGB ergeben. Anspruchsgrundlagen stellen auch schriftliche Vereinbarungen zwischen Spender und Empfänger oder Regelungen in der Satzung dar. Dabei muss die Satzung den Anspruch des Spenders nicht direkt regeln. Sie kann auch den Vorstand zu einem Beschluss ermächtigen oder den Ersatz auf Grund einer Vereinsordnung erlauben. Ein Vorstandsbeschluss ohne Satzungsermächtigung ist nicht mehr ausreichend. Gemeinnützige Körperschaften, die vor dem 1.1.2015 gegründet wurden und in der Satzung noch keine Regelung zum Aufwandsersatz enthalten, brauchen aber allein aus diesem Grund ihre Satzung nicht anzupassen.

Weiterhin ist der Verzicht des Spenders auf seinen Aufwendungsersatz oder auf sonstige Ansprüche (Honorare, Miet- oder Darlehenszinsen) zeitnah zu erklären. Damit soll zum Ausdruck kommen, ob die Ansprüche ernsthaft eingeräumt wurden und nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts standen. Zeitnah bedeutet, dass bei einmaligen Ansprüchen eine Verzichtserklärung innerhalb von drei Monaten und bei regelmäßigen Tätigkeiten innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs notwendig ist. Die Tätigkeit gilt als regelmäßig, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird.