Viele Kitas gehören zu einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder einer Unternehmensgesellschaft mit beschränkter Haftung (UG). Diese gelten nach dem GmbH-Recht als Handelsgesellschaften. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Handelsgesellschaften zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoB). D.h. auch gemeinnützige Kindertagesstätten, die als GmbH oder UG firmieren, müssen nach den Vorschriften des HGB Bücher führen und sind zur Bilanzbuchhaltung verpflichtet. Das HGB regelt, in welcher Form Bücher geführt werden müssen, wer für das Führen der Bücher verantwortlich ist oder ob ein Jahresabschluss offen zu legen ist. Vielen Betreibern der Einrichtungen sind die komplexen Festlegungen des Handelsrechts nicht bekannt und die Buchführung entspricht zunächst nicht den gesetzlichen Vorschriften.

Für Kitas, die sich in Vereinsträgerschaft befinden, gelten abweichende Regelungen. Sie sind von den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung bzw. dem Handelsrecht nicht automatisch betroffen, wie das bei einer GmbH oder UG der Fall ist, da Vereine keine Handelsgesellschaften sind. Daher sind Vereine nicht zur Buchführung wie Handelsgesellschaften verpflichtet. Das Vereinsrecht enthält keine konkreten Vorschriften zur Buchführung. § 27 Abs. 3 in Verbindung mit § 666 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hat der Vorstand gegenüber dem Verein die erforderliche Nachricht zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäftes Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrages Rechenschaft abzulegen. Inhaltlich wird in § 259 BGB geregelt, dass laufende Aufzeichnungen in Form einer geordneten und vollständigen Zusammenstellung der Einnahmen über die Ausgaben und das Vorhandensein entsprechender Belege zu erfolgen haben. Nach § 260 BGB ist der Vorstand verpflichtet zur Vorlage eines Verzeichnisses über den Bestand.

Unabhängig davon, welche konkrete Rechtsform eine Kindertagesstätte hat - ob Verein oder GmbH/UG - muss eine Kita eine Gewinnermittlung oder einen Jahresabschluss erstellen. Denn der Verein oder die Kapitalgesellschaft sind Körperschaften, wonach das Körperschaftsteuerrecht anzuwenden ist. Deshalb haben die Rechtsträger entsprechende Steuererklärungen abzugeben. Als Faustformel gilt dabei, dass Kapitalgesellschaften zwingend eine Bilanzierung vornehmen müssen und bei Kindertagesstätten in Vereinsträgerschaft eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung ausreicht.

Wichtig ist jedoch, dass die vier Sphären einer gemeinnützigen Einrichtung (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) beachtet werden. Dies ergibt sich aus den besonderen Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts und der Abgabenordnung (AO). Die Trennung ist wichtig, denn in den verschiedenen Sphären gibt es für Kitas verschiedene Möglichkeiten zur Rücklagenbildung. Mittel, die in eine Rücklage eingestellt werden können, unterliegen nicht dem zeitnahen Mittelverwendungsgebot. Dieses Mittelverwendungsgebot ist ein Grundgebot der Gemeinnützigkeit und besagt, dass Kindertagesstätten Mittel innerhalb eines bestimmten Zeitraumes verwenden müssen. Rücklagen sind hiervon ausgenommen. Ohne eine den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Rücklagenbildung ist es für Kitas daher nicht möglich, eine Mittelverwendungsrechnung zu erstellen und den Mittelverwendungsstand gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Zudem müssen gemeinnützige Kindertagesstätten mit einem Tätigkeitsbericht nachweisen, dass die tatsächliche Geschäftsführung der Einrichtung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet war und dem Zweck der Satzung/Gesellschaftsvertrages entsprochen hat.

Für Kindertageseinrichtungen gelten landesrechtlichen Bestimmungen (in Berlin das Kitaförderungsgesetz und die Rahmenvereinbarung über die Finanzierung und Leistungserstellung der Tageseinrichtungen). Diese regeln die Finanzierung der Kitas, etwa die Kostenerstattung der Betriebskosten. Damit sind angemessene Personal- und Sachkosten gemeint, die durch den Betrieb der Kita entstehen.

In den landesrechtlichen Bestimmungen werden die Gesamtkosten pro Kita-Platz differenziert betrachtet. Diese Differenzierung erfolgt nach dem Alter der Kinder, dem Betreuungsumfang und nach zusätzlichen Förderleistungen. Die hier zu Grunde gelegten Beträge sind also keine Festlegung des jeweiligen Trägers und richten sich nicht nach den tatsächlichen Ausgaben, sondern es handelt sich um eine an bestimmten Kriterien vorgenommene pauschale Ermittlung.

Die Rahmenvereinbarung und das Landesrecht Berlin enthalten keine Regelungen zur Buchhaltung einer Kita. Um Branchenvergleiche ist es sinnvoll, aus der Buchhaltung eine Auswertung zu erzeugen, welche der Gliederung der Betriebskosten der Rahmenvereinbarung entspricht.

Im Land Berlin haben die Kitaträger einen sehr begrenzten Anspruch auf Zuzahlungen. Dieser ergibt sich aus § 23 Abs. 3 Nr. 3 des Kitaförderungsgesetzes des Landes Berlin. Demnach setzt die Kostenerstattung durch das Land Berlin voraus, dass sich Zuzahlungen nur auf besondere Leistungen beziehen dürfen. D.h. für Eltern dürfen nur insoweit über die Kostenbeteiligung hinausgehende finanzielle Verpflichtungen bestehen, wie diese sich auf Grund von den Eltern gewünschter besonderer Leistungen ergeben. Der Träger muss also zusätzliche Leistungen mit den Eltern vereinbart haben, um für diese Zusatzleistungen Zuzahlungen von den Eltern verlangen zu können. Nach der Rahmenvereinbarung hat der Kitaträger einen nachvollziehbaren Nachweis gegenüber den Eltern über die Verwendung der zusätzlichen freiwilligen Zahlungen jährlich zu erbringen.

Im Land Berlin sind die Träger einer Kita verpflichtet, das Vertragswesen mit den Eltern über das ISBJ-Trägerportal (Integrierte Software Berliner Jugendhilfe) abzuwickeln. Dabei wird zunächst die Gültigkeit des Kitagutscheines überprüft und bei Berechtigung der Vertrag in der "Integrierten Software Berliner Jugendhilfe" registriert. Als Auswertung erhält der Träger eine Exceltabelle, welche alle relevanten Daten eines Abrechnungsmonats enthält. Diese Daten kann die Kindertagesstätte natürlich auch in die Finanzbuchhaltung importieren und sich die Daten für die Buchhaltung mit "einem Klick" nutzbar machen!